Procesai ir IT sistemos

Diana Lodienė, "iProccess.lt" procesų efektyvinimo konsultantė

Procesų efektyvinimo konsultantė Dr. Diana Lodienė (iProcess.lt) dalinasi įžvalgomis ir savo auksinėmis taisyklėmis apie tai, kaip įvairiose įmonių turimose informacinėse sistemose kaupiamus duomenis panaudoti procesų efektyvinimo gerinimui ir darbuotojų našumo kėlimui. Pranešime nagrinėjama:

• kaip įmonių valdomą informaciją panaudoti ne kaupimui, o procesų matavimui;
• kaip skirtingose sistemose ir ataskaitose esančią informaciją paversti naudingais analizei rodikliais;
• kokius rodiklius skaičiuoti ir analizuoti siekiant efektyvinti klientų paieškos ir lojalumo formavimo, pardavimų, tiekimo grandinės procesus;
• ką daryti, kai įmonėje yra ne viena, o kelios tarpusavyje mažai bendraujančios sistemos, arba svarstomas naujo sprendimo įsigijimo klausimas. 

PROCESAI IR IT SISTEMOS Dr. Diana Lodienė procesų optimizavimo ekspertė, direktorė, diana@iprocess.lt, +370 612 12295 PROGRAMINIŲ SISTEMŲ TIPAI ü Buhalterinė; ü CRM; ü Gamybos valdymo programa; ü Personalo; ü Transporto sekimo; ü Sandėlio valdymo; ü Dokumentų valdymo; ü Kita...... KOKIU TIKSLU PERKAME PROGRAMAS? Informacijai perkelti iš: - Rankiniu būdu kaupiamų ir apdorojamų platformų; - Excel formatu esančių failų. KAS IŠ TO ? Duomenis reikia ne tik rinkti, bet ir analizuoti. Didžiausia įmonėse pasitaikanti problema: TURIMA DAUG SUKAUPTOS INFORMACIJOS, KURI NEIŠNAUDOJAMA PROCESŲ MATAVIMAMS. KĄ ĮVERTINTI RENKANT IR ANALIZUOJANT DUOMENIS 1. Kokius konkrečiai procesus norite matuoti – reikia įsivardinti proceso pavadinimą. 2. Kas yra proceso pradžia? 3. Kas yra proceso pabaiga? 4. Jei procesas yra ilgas, kokie yra tarpiniai proceso matavimai? KLIENTŲ APTARNAVIMO PROCESAS BUVUSI PROBLEMATIKA: - Vėluojamos išrašyti sąskaitos; - Vėluojamas atiduoti transportas laiku; - Darbuotojai nespėja atlikti gautų užduočių; - Nespėjama kokybiškai aptarnauti klientų. KAS BUVO ATLIKTA 6 SKIRTINGI FAILAI SU SKIRTINGAIS DUOMENIMIS 1 VISUMĄ APIBENDRINANTIS FAILAS KOKIE MATAVIMAI NUSTATYTI Padalinys Užsakymo nr Data Laikas Darbo numeris Statuso “Atvyko” data Skirtumas tarp užsakymo suvedimo datos ir įvesto darbo datos Kalendoriuje įvestas darbas/ Data Kalendoriuje įvestas darbas/Laikas Pradėtas darbas/Data Pradėtas darbas/ Laikas Užbaigtas darbas/ Data Užbaigtas darbas/ Laikas Darbo tvirtinimo kalendoriuje data Skirtumas tarp darbo baigimo ir sąskaitos Sąskaitos numeris Sąskaitos išrašymo data Sąskaitos išrašymo laikas Proceso pradžia Proceso pabaiga KLIENTŲ APTARNAVIMO PROCESO NAUDA Mėnuo Operacijų kiekis vnt. Klaidingos operacijos vnt. Klaidingos operacijos % rugsėjis 5225 796 15% spalis 5679 831 15% lapkritis 5404 779 14% gruodis 5810 694 12% Sumažėjo klaidų: KLIENTŲ APTARNAVIMO PROCESO NAUDA Sąskaitų išrašymo tą pačią dieną procentas padidėjo. Mėnuo Laiku išrašytos sąskaitos% liepa 30% rugpjūtis 25% rugsėjis 36% spalis 45% lapkritis 44% gruodis 49% gruodžio 7 - 12 dienomis 55% PIRMOJI AUKSINĖ TAISYKLĖ NUSTATYKITE KONKRETAUS PROCESO PRADŽIĄ IR PABAIGĄ KOKIE KONKRETAUS PROCESO MATAVIMO TIKSLAI? Matuoti konkretaus darbuotojo: Ø efektyvumą; Ø našumą; Ø užduočių vykdymo savalaikiškumą; Ø rezultatus. KOKIE RODIKLIAI GALI BŪTI MATUOJAMI ü Konkretaus proceso įvykdymo LAIKAS ü REZULTATAS kiekine išraiška ü REZULTATAS pinigine išraiška ü Tarpiniai REZULTATAI PROCESŲ KONVERSIJOS RODIKLIAI Turimas klientų skaičius / turimas užklausų kiekis Parengti komerciniai pasiūlymai Pasirašytos sutartys Išrašytos sąskaitos PAGAL KLIENTĄ PAGAL VADYBININKĄ ANTROJI AUKSINĖ TAISYKLĖ VISADA TURĖKIT RODIKLIŲ PROCENTINĘ KONVERSIJĄ KLIENTŲ PAIEŠKOS PROCESAS Pasirašyta sutartis Atliktas vizitas Atliktas skambutis Surastas kontaktas PARDAVIMŲ PROCESAS Išrašyta sąskaita Išrašyta sąskaita Parengti komerciniai pasiūlymai Gautos užklausos KLIENTŲ LOJALUMO FORMAVIMO PROCESAS Tai ne tik NUOLAIDOS! Reguliarūs pardavimai Atliktas vizitas Atliktas skambutis Atliktas pardavimas CRM PROGRAMA Kokiu tikslu siekiame turėti ar įsigyti CRM? KAIP ĮDARBINTI KLIENTŲ DUOMENŲ BAZĘ? BUHALTERINĖ PROGRAMA Kaupiama informacija: Ø pardavimai Ø pirkimai Ø skolos Ø atsargos GALIMA BUHALTERINĖS PROGRAMOS NAUDA Tiekimo grandinės proceso matavimai: Ø Nupirktos prekės/ žaliavos Ø Sandėliuojamos prekės/ žaliavos Ø Pagaminta produkcija Ø Parduotos prekės KONVERSIJA Į RODIKLIUS Ø Atsargų valdymas Ø Atsargų apyvartumas Ø Gautinų sumų apyvartumas TURIMOS PROGRAMOS ĮMONĖSE SUSKAIČIUOKITE KAIP APJUNGTI? KAIP APJUNGTI SISTEMAS? SISTEMA Nr. 1 SISTEMA Nr. 2 SISTEMA Nr. 3 SISTEMA Nr. 4 KĄ SUTAUPOME? ü Analitinio darbuotojo darbo laiką ü Skirtingų sistemų programavimo kaštus ü Naujų programų įsigijimo kaštus KOKIE RODIKLIAI PRADĖTI MATUOTI SU Power BI ĮRANKIU • Lyginamas pasirinktas periodas su praėjusiu periodu. • Filtrai: pardavimų kanalas, firma, pirkėjas, darbuotojas, prekių grupė. PARDAVIMO PERIODŲ PALYGINIMAS • Matyti pagal klientus pardavimai ir antkainiai. • Skirta TOP lygio vadovybei. PARDAVIMO IR ANTKAINIŲ POKYTIS PAMĖNESIUI • Lyginamos prekių grupės pagal pardavimus ir pagal antkainius. • Pardavimų ir antkainių pokytis ir tendencijos. PREKIŲ GRUPIŲ PERIODŲ PALYGINIMAS TREČIOJI AUKSINĖ TAISYKLĖ NUSTATYKIME, KURIE RODIKLIAI IŠ KARTO DIAGNOZUOJA KONKRETAUS PROCESO KLIUVINIUS KAIP REIKĖTŲ ELGTIS ĮMONĖMS, KURIOS a) Turi programas; b) Kurios renkasi ir ruošiasi pirkti programas; c) Kurios nori optimizuoti procesus ir peržiūrėti turimas IT sistemas. 3 AUKSINĖS TAISYKLĖS • NUSTATYKITE KONKRETAUS PROCESO PRADŽIĄ IR PABAIGĄ • VISADA TURĖKIT RODIKLIŲ PROCENTINĘ KONVERSIJĄ • NUSTATYKITE, KURIE RODIKLIAI IŠ KARTO DIAGNOZUOJA KONKRETAUS PROCESO KLIUVINIUS

Naujausi

Procesai ir IT sistemos | Skaidrės

Atsisiųsti >>

Kita šio rinkinio dalijamoji medžiaga

• - Pelno optimizavimo forumo skaidrės: „Pagreičio didinimas neprarandant lankstumo: procesų įtaka šiuolaikinio verslo sėkmei"
  
• - Pelno optimizavimo forumo skaidrės: „Pelningumo optimizavimas per procesus - kaip pagerinti rezultatą nedidėjant apyvartai?"
  
• - Pelno optimizavimo forumo skaidrės: „Pirkimų funkcijos optimizavimas per procesus"
  
• - Turto valdymas per technologinius sprendimus | Skaidrės
  
• - Pelno optimizavimo forumo skaidrės: „Pagreičio didinimas neprarandant lankstumo: procesų įtaka šiuolaikinio verslo sėkmei"
  
• - Pelno optimizavimo forumo skaidrės: „Pelningumo optimizavimas per procesus - kaip pagerinti rezultatą nedidėjant apyvartai?"
  
• - Procesai ir IT sistemos | Skaidrės
  
• - Pažangus IT tradicinėje įmonėje | Skaidrės
  
• - Bendrovė be nuosavo IT. Ar tai įmanoma?
  
• - Bendrovė be nuosavo IT. Ar tai įmanoma?
  
• - Bendrovė be nuosavo IT. Ar tai įmanoma?